ARKA — новые стандарты менеджмента

Идеальная отлаженность бизнес-процессов, возможность контроля и управления каждым рестораном сети в режиме реального времени — всего этого казахстанский ресторанный холдинг ARKA добился благодаря переходу на программное обеспечение Tillypad. Как это помогло увеличить эффективность управления существующими заведениями и заложить основы для расширения бизнеса, мы попросили рассказать Виталия МЕДВЕДЕВА, директора по развитию сети ARKA.

МАСШТАБ И РАЗНОПЛАНОВОСТЬ

История холдинга ARKA началась в 1999 году. Тогда в Астане был открыт ресторан Farhi. Сегодня в компании уже семь ресторанов, четыре летние площадки, курортный комплекс RC SHARZHUM и открытый в этом году банкетный комплекс Farhi Hall Astana.

Управлять заведениями разных форматов — непростая задача.

На протяжении многих лет мы использовали несколько информационных систем. Внедрялись они в разное время и служили для автоматизации тогда разрозненных бизнес-процессов. Однако уровень IT-проектов оставался недостаточным. Мы постоянно сталкивались с недостатками этих решений в работе и отдельных ресторанов, и всей сети в целом. Процессы бэк- и фронт-офисов не были скоординированы. Для складского учета и для обслуживания гостей в залах использовались разные системы, а возможность интеграции между ними была ограничена. Недоставало и консолидированной отчетности. Все это ограничивало и текущие возможности менеджмента, и бизнес-планирование, и возможности роста — с открытием каждого нового проекта проблема несогласованности разных программ только нарастала, а скорость принятия управленческих решений снижалась.

В ЖЕСТКИХ ВРЕМЕННЫХ РАМКАХ

В определенный момент мы поняли, что без связки всех данных двигаться дальше очень сложно. Стали искать программу, которая обеспечила бы нам мгновенное получение данных со всех ресторанов в центральном офисе, возможность масштабирования, онлайн-контроль. Немаловажное условие было, чтобы новое решение работало на ранее закупленном оборудовании.

Было и еще одно непременное требование: перейти на новый софт всем предприятиям холдинга и головному офису предстояло практически мгновенно. Мы познакомились с опытом многих компаний, внедрявших комплексные IT-системы, и знали, что самый большой риск — путаница, возникающая при постепенном переходе на новый программный продукт, когда персоналу и ресторанов, и управляющей компании приходится вести параллельную работу. Кроме того, мы стремились исключить человеческий фактор. Поэтому ввод должен был произойти буквально за одну ночь, чтобы уже утром абсолютно все подразделения начали работу с новым решением.

ЛОГИЧНЫЙ ВЫБОР

С учетом всех требований круг «кандидатов» сузился практически до единственного — Tillypad. Продукт полностью соответствовал текущим задачам и имел весьма солидные резервы для наших амбициозных планов. С течением времени мы поняли, что выбор был правильным: система избавила нас от «тормозов» в развитии и дала возможность сделать большой рывок вперед.

ПРЕОБРАЖЕНИЕ ЗА 8 ЧАСОВ

Переход на новую систему автоматизации действительно осуществили за одну ночь, заранее провели кастомизацию, выгрузку, конвертацию и новую консолидацию данных, после чего оставалось только развернуть решение на корпоративном сервере. 

Разница между старым и новым программным обеспечением стала заметна уже в первые часы после перехода. Мы получили мгновенный доступ к данным о текущих заказах и загруженности заведений, запасах продуктов и всей необходимой информации. И если раньше мы могли вносить изменения в работу только по окончании отчетного периода, то теперь это происходит сразу же, как только возникает потребность.

ВСЕ В ПЛЮСЕ

Конечно, главный выигрыш от перехода на данное IT-решение — достижение полной ясности в бизнесе. Теперь у нас есть возможность видеть работу всех структур холдинга в режиме реального времени, доступен онлайн-контроль запасов и товарооборота, мы можем отслеживать скорость и качество обслуживания гостей.

Основная задача любой компании — зарабатывать максимум при минимуме издержек.

А они в ARKA теперь снижены в разы. С помощью нового ПО мы строим прогнозы в реальном времени, можем избежать порчи продуктов, ведем планирование и осуществляем закупки, отслеживаем остатки. Более того, теперь практически полностью исключены жульничество и недобросовестность персонала, все действия сотрудников видны менеджменту как на ладони.   

Оптимизация времязатрат на корпоративное обучение — еще одно ключевое преимущество, которое получила ARKA. Увы, ресторанный бизнес подвержен текучке кадров. И это делает поиск и подготовку новых сотрудников практически непрерывным. Каждое лето, а это высокий сезон для холдинга, корпоративный центр подготовки компании ARKA выпускает около 300–400 человек. Сейчас готовить новичков стало значительно проще. Ведь новое программное решение интуитивно понятно и просто в использовании, работать с ним могут даже неподготовленные пользователи¸ люди на местах легче вливаются в работу и допускают очень немного ошибок.