Автоматизация: семь раз отмерь...

Как выбрать подходящую систему автоматизации, чтобы обеспечить полный контроль и прозрачность всех бизнес-процессов как в одной точке, так и в сети ресторанов в целом, каждый владелец решает сам. Кто-то опирается на свой предыдущий опыт, кто-то обращается к друзьям и экспертам, кто-то доверяется красноречивому продавцу. И это нормально. Все как на обычном рынке: присматриваешься, торгуешься, выбираешь. Цена ошибки, правда, при этом много выше, чем при покупке овощей. Причем потерять можно не только затраченные на приобретение самой системы управления средства, но и лишаться ежедневно, не замечая этого, значительных сумм при ненадежной ее работе и наличии уязвимостей. И чем масштабнее бизнес, тем потери значительнее.

При выборе системы автоматизации для крупной сети надо учитывать ряд факторов. Как бы банально это не звучало, но одно из самых важных условий – это надежность и опыт поставщика (разработчика) системы автоматизации. Для создания лучшего решения всегда нужен больший опыт, ресурсы, время. Еще обязательно нужно учитывать гибкость и настраиваемость системы. Представьте, что вам потребовалась новая внутренняя классификация продаваемых товаров для, например, проверки нового маркетингового подхода – многие системы имеют жесткое ограничение на количество таких классификаций, профессиональные системы, например, R-Keeper V7 с таким ограничением не сталкиваются. Немаловажным показателем является скорость работы фронт-офиса, то есть кассы, – она не должна зависеть от объема накопленных операций. К сожалению, многие системы сконструированы иначе и при росте объемов продаж кассы начинают "тормозить". Есть мнение, что эта проблема актуальна только для фастфудов, но на самом деле это не так. Если на оформление заказа официант тратит лишние 3-5 минут, то для нормальной кофейни это более часа потерянного времени на одного сотрудника зала в день. Прямые потери от такой "автоматизации" могут быстро превысить любую экономию. 

Еще хочу рассказать вам две истории из жизни, которые хорошо иллюстрируют особые моменты, на которые нужно обращать внимание при выборе системы автоматизации.

Был в Краснодаре один ресторан. Ну не то что бы ресторан - кафе. Столиков на 15. Небольшое помещение, два уровня, старый центр, проходное место. Открыла это кафе крупная компания, у которой уже было несколько удачных проектов. А в качестве бухгалтера по общепиту - поставили молодую, но дотошную девушку, ранее в ресторанах не работавшую, но имевшую образование технолога пищевых производств. И сразу начались в ресторане проблемы: опытные повара недовольны зарплатой и увольняются, бармены, много лет работавшие на других предприятиях, платят штрафы и пишут заявления, закупщики ропщут и отказываются работать. А проблема, как выяснилось, простая - в R-Keeper все суммы сходятся и документы в StoreHouse ведутся день в день. Если что-то некорректно введено в техкартах, сразу исправляется. А самое страшное - пришлось опытным поварам работать по тем тех картам, которые они разрабатывали и подписывали. Не все могли это вынести, у многих сдавали нервы. Но со временем набрали нормальный коллектив, нашли нормальных закупщиков, даже бармены привыкли делать правильную закладку кофе. И еще несколько лет это кафе приносило прибыль, а тот бухгалтер стала руководить финансовым отделом в головной компании и до сих пор не понимает, как при соблюдении технологии производства могут быть какие либо значительные погрешности в учете.

В другом большом городе была компания, владела она сетью небольших кафе (она и сейчас есть, называть не хочу). Стояла там одна известная система автоматизации, с коротким названием. И как-то владелец этой компании обратил внимание, что он работает все больше и больше, а прибыль никак не растет. Сначала он подозревал общий рост затрат, в результате подняли цены, стали активно заниматься маркетингом, выкинули кучу денег на виртуальные технологии привлечения клиентов и прочий информационный шум. Толку - нет. Нет прибыли. Тогда заподозрил он неладное в коллективе. Сменил бухгалтера - ситуация не поменялась. Обратился к сторонней компании - аудитору. Это оказались грамотные специалисты - они обратили внимание, что первичные документы в компании не проверяются, а в ряде точек торговля идет без ККМ, что вроде бы вполне нормально, там алкоголя нет. И в этих точках не такая большая прибыль, а расход сравнительно высокий. При более тщательно внутреннем расследовании выяснилось, что системный администратор регулярно правил базу данных системы автоматизации, поскольку она легко доступна для правки, при этом он даже не покидал своего рабочего места, а вывод средств осуществляла одна из сотрудниц бухгалтерии. Систему автоматизации сразу сменили на защищенный от такого вмешательства R-Keeper7, который позволяет контролировать каждую точку удаленно через интернет, не предоставляя при этом доступа к базе данных, и в котором невозможно править первичные данные. Сисадмина, конечно, уволили, но откат, полученный за установку предыдущей системы автоматизации, он так и не вернул.

Так что, как говорится, семь раз отмерь, один раз отрежь. Изучайте, анализируйте, тестируйте. Что выбирать – решать только вам.